In der

Aktenordnung (29 kB)

in Verbindung mit dem Aktenplan ist für die Verwaltung die Handhabung der Registratur geregelt. Diese erfolgt in der Regel dezentral am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter/innen.
 
Lediglich die für den laufenden Betrieb nicht mehr benötigten Unterlagen wandern in die zentralen Registratur Räume.
 
Dies ist für das Rathaus der Dachboden. Hier findet sich auch die

ZGS (26 kB)

(Zentrale Gesetzes-Sammlung). Besonders schutzwürdige Unterlagen wie zum Beispiel für das Personalamt, Standesamt oder das Ordnungsamt benutzen gesonderte Räume. Eine eigene Registratur hält auch der Fachbereich III (Bauamt) in seinen Räumen und einem Nebengebäude vor.
 
Seit Anfang 2009 wird jetzt ein elektronisches Dokumenten-Management-System in einigen Testbereichen (Fachbereich I, Fachdienst I/2) der Verwaltung eingesetzt.
 
 
Verantwortlich für eine ordentliche Aktenführung – aber auch eine regelmäßige Aussonderung – ist gemäß § 11 der Aktenordnung der/die jeweilige Sachbearbeiter/in.
…
§ 11
Aktenverwalter/in
 
(1)Grundsätzlich ist der/die Sachbearbeiter/in Aktenverwalter/in. Der/die Aktenverwalter/in ist verantwortlich für die Führung und Ordnung ihrer/seiner Akten, für die Aus­sonderung der Altakten und der zu vernichtenden Akten. Er/sie ist verantwortlich für die Beachtung der Aufbewahrungsfristen, die Aktenausleihe, Einsicht und Auskunft.
(2) Die Dienstanweisung für das Stadtarchiv ist zu beachten.
 
 
Alle diese Ablage-Systeme haben auch unmittelbare Auswirkungen auf das Archiv, denn in Punkt 1.3 der

Dienstanweisung für das Stadtarchiv (13 kB)

heißt es
 
… Die Ämter prüfen möglichst laufend, mindestens aber alle drei Jahre, welche Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Das ausgesonderte Material ist dem Archiv vollständig zuzuleiten. Eine vorherige Vernichtung oder Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung der Archivleitung nicht zulässig.
 
Das Archiv ist jedoch nicht nur für die Verwahrung zuständig. Es hat zu bewerten, ob das angebotene Material „archivwürdig“, das heißt: geeignet ist die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt bedeutsamen Dokumentationsunterlagen zu ergänzen, und ob es archivfähig ist. Hierbei stellt sich die Frage, ob die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
 
Am Ende der Übernahme steht immer auch die Erschließung des Aktenmaterials. Hierfür werden die Akten gesichtet, wenn nötig geordnet und anschließend verzeichnet. Dies geschieht durch die Erfassung in einer Datenbank. Grundsätzlich ist aber der Aktenplan, in dem sich die gesamte Organisationsstruktur der Verwaltung widerspiegelt, die Basis für die Verzeichnung.
 
Die Einmischung des Archivs ist deshalb zwingend notwendig und auch in der Dienstanweisung unter Punkt 1.2 gefordert:
 
… Im Interesse der späteren Archivierung ist die Archivleitung bei allen grundsätzlichen Fragen der Schriftgutverwaltung zu beteiligen (z. B. Aktenplan, Aktenheftung, Einsatz von (Recycling-)Papier, Einsatz der Datenverarbeitung, Mikroverfilmung usw.).

                                                                           
oder doch lieber so?

Das Archiv ist keine Kontroll-Instanz für die Verwaltung und ihre Sachbearbeiter/innen! 

Weitere Tipps und Hinweise zur

Schriftgutverwaltung (148 kB)

können Sie auch dem Informationsblatt  des Verbandes der schleswig-holsteinischen Kommunalarchivarinnen und Archivare entnehmen.