Protokolle städtischer Gremien
 
Das Archiv verwahrt sämtliche Protokolle aller städtischen Gremien. Diese Protokolle reichen zurück bis in das Jahr 1787 und umfassen u.a. Bauerschafts- Schul-, Verbands-, Gemeindevertretungs-, Hafenkommunen- und Ratsversammlungsprotokolle, Protokolle der Ausschüsse, der Ortsbeiräte der Armenkommission, der Lebensmittelkontrolle und Schiedsmannsprotokolle …
Die Protokolle aus der jüngeren Vergangenheit (ab 1995) sind über das Ratsinformationssystem „Allris“ online einsehbar.
Besonders häufig werden im Archiv die Protokolle aus dem Zeitraum ab 1949 nachgefragt. Aus diesem Grund hat sich das Archiv entschlossen, die Suchbedingungen für diese Protokollinhalte auf digitale Beine zu stellen – hierzu der nachfolgende Bericht:
 
 
Bericht zur Retrokonversion der Ratsversammlungs- und Magistratsprotokolle ab 1949
 
 
Am 18.01.2001 – noch vor der offiziellen Einweihung des Stadtarchivs -  wurden vom Boden des Rathauses mehrere Kisten Protokollbücher in das Archiv übernommen.
 
Wiederholte Anfragen der Verwaltung zu Inhalten der Protokollbücher – insbesondere der Ratsversammlung und des Magistrats - gaben 2004 Anlass zu Überlegungen, zumindest die Inhaltsverzeichnisse, wenn auch nicht die gesamten Protokolle, zu digitalisieren und evtl. über das Intranet der Verwaltung dort anzubieten, so dass bei Anfragen an das Archiv schon Hinweise über die Fundstelle gegeben werden können.
 
Zunächst wurde versucht, die Digitalisierung durch Abschriften zu verwirklichen. Eine Kollegin aus dem Rathaus, Heinke Thiessen, hat sich bereit erklärt, diese Aufgabe unentgeltlich und ehrenamtlich zu übernehmen. Ihr wurden am 09.02.2004 zunächst 10 Original-Bände der Jahrgänge 1949-1959* anvertraut. Das Ergebnis umfasste 52 abgeschriebene Seiten.
* Anmerkung: insgesamt zu bearbeiten sind:
- Ratsversammlungsprotokolle 1949-1994 (1995-2004 liegen in der Verwaltung bereits digital    vor)
- Haupt- und Finanzausschuss 1949/50
- Magistrat 1950-1994
 
Da absehbar war, dass die Tagesordnungen der folgenden Jahre noch wesentlich umfangreicher und somit auch der Schreibaufwand größer werden würde, wurde von diesem Verfahren Abstand genommen, da dies als ehrenamtliche Leistung auch die Grenze des Zumutbaren überschritten hätte.
 
Als dann am 1.9.2005 Herr Thomas Schaack als MAE-Kraft dem Archiv für Sonderprojekte zugeteilt wurde, war es an der Zeit, das Projekt erneut aufzugreifen. Inzwischen gab es in der Verwaltung auch Überlegungen eines datenbankgestützten Ratsinformationsdienstes. Das Archiv sah die Möglichkeit, die historischen Daten hier einzubinden.
 
Diesmal wurde der Weg einer digitalen Umkonvertierung eingeschlagen. Hierzu mussten sämtliche Inhaltsverzeichnisse zunächst kopiert werden, um sie als Einzelblatt vorliegen zu haben und anschließend über einen Stapelscanner einzulesen, so dass der Inhalt in einer einzigen Datei zusammengefasst wurde. Nachdem die (für das Archiv bezahlbare) Texterkennungssoftware „Fine-Reader“ angeschafft wurde, konnten diese Daten jetzt in bearbeitbaren Text Dateien (*.doc) umgewandelt werden.
 
Dies hat – bedingt durch die sehr unterschiedlichen Formatierungen der Vorlagen wie z.B. verschiedene Schriftgrößen- und arten und wechselnde Tabellendarstellungen, aber auch undeutliches Schreibmaschinenschriftbild -  teilweise zu erheblichen Erkennungs- und Darstellungsproblemen geführt. Hier endet der Einsatz von Herrn Schaack.
 
Der jetzt, immerhin digital, vorliegende Text musste jetzt noch formell und orthographisch überarbeitet werden. Ein Problem war auch die Größe der entstandenen Datei, denn sie konnte mit den Rechnern des Archivs nicht mehr oder nur unter großem Zeitaufwand geöffnet und bearbeitet werden. Die Kapazitäten mussten entweder erweitert oder die Datei getrennt werden.
 
Die nächste MAE-Kraft hat also ab Juni 2006 die Trennung vorgenommen und begonnen, die Rechtschreibung zu überarbeiten. Leider sind die Stellen befristet, so dass auch jetzt noch nicht an ein Ende zu denken war.
 
Das Projekt konnte erst mit Herrn Olaf Sund, der dem Archiv seit dem 24.05.2007 zur Verfügung stand, fortgesetzt werden und mit dessen Ausscheiden im November 2007 für die Ratsversammlungs- und auch die Magistratsprotokolle abgeschlossen werden.
 
Mit inzwischen leistungsfähigeren Rechnern wurden der Verwaltung die Daten sowohl in Einzel- als auch als Gesamtdatei im doc- und pdf-Format im März 2008 übergeben.
Eine Einbindung in das online abrufbare Ratsinformationssystem ist bisher noch nicht erfolgt, aber durch die Verwaltung in Arbeit.
Recherchiert werden kann aber bereits bei Anfragen durch das Stadtarchiv selbst, was eine enorme Erleichterung darstellt.
 
Fazit: Die Durchführung der Retrokonversion führt zu einer erheblichen Arbeitserleichterung – hat aber auch aufgezeigt, dass ein solches Projekt mit eigenen Mitteln die Möglichkeiten des Archivs bei weitem übersteigt und die personellen und technischen Grenzen aufgezeigt hat. Rückblickend muss vielleicht eingestanden werden, dass eine Abschrift der Protokolle zwar den gleichen Zeitrahmen beansprucht aber nicht so enorme technische Probleme bereitet hätte.
 
Eine Erfassung von Handschriften – etwa den Protokollen vor 1949 - über eine Texterkennungssoftware scheint mit hauseigenen Mitteln nicht praktikabel, wird aber von einschlägigen Firmen angeboten.
Ein ganz besonderer Dank gilt den 3 MAE-Kräften die mit viel Bemühen, Sorgfalt und Einsatz dieses Projekt ermöglicht haben.